Ab wann ein Kunde in Verzug ist
„Verzug“ ist kein Gefühl, sondern ein Zustand mit Folgen: Erst ab diesem Moment darfst du Verzugszins verlangen, und erst dann bist du in einer starken Position. Nach dem Obligationenrecht braucht es dafür zwei Dinge: Die Forderung muss fällig sein, und du musst den Kunden gemahnt haben.
Die Mahnung ist also nicht nur eine Erinnerung, sie ist der rechtliche Auslöser. Sie muss keine Form haben — eine E-Mail genügt — aber sie muss unmissverständlich zur Zahlung auffordern und die Forderung klar bezeichnen.
Es gibt eine Ausnahme: Ist ein bestimmter Verfalltag vereinbart, gerät der Kunde ohne jede Mahnung in Verzug, sobald dieser Tag vorbei ist. Entscheidend ist das Wort vereinbart. Ein Datum, das du einseitig auf die Rechnung schreibst, reicht dafür in der Regel nicht — die Frist sollte aus der Offerte, dem Vertrag oder deinen AGB hervorgehen, die der Kunde angenommen hat.
Schreib die Zahlungsfrist schon in die Offerte, nicht erst in die Rechnung. Nimmt der Kunde die Offerte an, ist die Frist vereinbart — und du sparst dir im Streitfall die Diskussion, ab wann der Zins läuft.
Mahnung aus der Rechnung erzeugen — in zwei Klicks
Quovaro übernimmt Kunde, Positionen und Beträge aus der Rechnung, rechnet Gebühr und Verzugszins tagesgenau dazu und druckt den QR-Zahlteil auf den aktuellen Betrag.
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Was in eine Mahnung gehört
Eine Mahnung ist ein kurzes Dokument. Sie soll den Kunden nicht überzeugen, sondern ihm das Zahlen so einfach wie möglich machen. Diese Angaben gehören hinein:
| Angabe | Warum sie nötig ist |
|---|---|
| Bezug zur Rechnung | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliche Frist. Ohne diesen Bezug ist unklar, was gemahnt wird. |
| Offener Betrag | Der Betrag, der noch aussteht — nicht der ursprüngliche, falls eine Teilzahlung eingegangen ist. |
| Neue Frist | Ein konkretes Datum, kein „umgehend“. Zehn Tage sind üblich und zumutbar. |
| Gebühr und Zins | Getrennt ausgewiesen, mit dem angewendeten Zinssatz und der Anzahl Verzugstage. |
| Zahlungsweg | IBAN oder QR-Zahlteil, ausgestellt auf den aktuellen Betrag inklusive Gebühr und Zins. |
| Datum und Absender | Damit später belegbar ist, wann gemahnt wurde — das ist der Beginn des Verzugs. |
Was nicht hineingehört: Drohungen, Ausrufezeichen und rote Balken. Die meisten unbezahlten Rechnungen sind schlicht vergessen worden. Ein sachlicher Ton kostet dich nichts und erhält die Kundenbeziehung — und wenn es hart auf hart kommt, wirkt ein nüchternes Schreiben vor Gericht deutlich besser als ein wütendes.
Die drei Mahnstufen
Drei Mahnungen sind in der Schweiz üblich, aber nicht vorgeschrieben. Rechtlich genügt eine einzige, um den Verzug auszulösen. Die Staffelung ist ein kaufmännisches Vorgehen, kein Gesetz — sie gibt dem Kunden Gelegenheit, einen Fehler zu korrigieren, bevor es teuer wird.
Zahlungserinnerung, rund 10 Tage nach Fristablauf
Freundlich und — das ist unsere Empfehlung, keine Vorschrift — noch ohne Gebühr. Der häufigste Grund für eine unbezahlte Rechnung ist, dass sie untergegangen ist. Ein Satz genügt: Frist verstrichen, neue Frist, Zahlungsangaben.
Zweite Mahnung, rund 10 Tage später
Deutlicher im Ton. Hier kommen Mahngebühr und Verzugszins dazu, beides offen ausgewiesen. Weise darauf hin, was als Nächstes folgt — ohne zu drohen.
Letzte Mahnung mit Fristansetzung
Kurz und formell: letzte Frist mit Datum, danach Einleitung der Betreibung. Diese Mahnung verschickst du sinnvollerweise per Einschreiben — du willst später beweisen können, dass sie angekommen ist.
Forderungen verjähren. Der Normalfall im Obligationenrecht sind zehn Jahre, für viele typische KMU-Forderungen — Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren, Arbeiten freier Berufe — gilt jedoch die kürzere Frist von fünf Jahren. Eine Betreibung unterbricht die Verjährung, eine Mahnung allein nicht.
Mahngebühr und Verzugszins
Das sind zwei verschiedene Dinge, und sie haben eine sehr unterschiedliche Grundlage.
Verzugszins: 5 % pro Jahr
Der gesetzliche Verzugszins beträgt in der Schweiz 5 % pro Jahr, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde. Du musst ihn nicht ankündigen und nicht begründen — er steht dir ab Verzugseintritt zu. Ein höherer Satz ist möglich, aber nur, wenn er tatsächlich vereinbart wurde.
Gerechnet wird tagesgenau:
Verzugszins = Betrag × 5 % × Verzugstage ÷ 365
Beispiel: 4’800 Franken, 42 Tage überfällig →
4’800 × 0.05 × 42 ÷ 365 = 27.62 Franken.
Bei kleinen Beträgen und kurzen Verzügen kommt dabei wenig heraus. Der Zins ist trotzdem wichtig: Er zeigt dem Kunden, dass die Rechnung nicht zinslos liegen bleiben kann — und er wächst bei grossen Beträgen schnell auf eine spürbare Summe.
Mahngebühr: nur mit Grundlage
Hier wird es unangenehmer, als viele Vorlagen im Internet zugeben. Eine Mahngebühr ist nicht gesetzlich vorgesehen. Du kannst sie in zwei Fällen verlangen: wenn sie im Vertrag oder in deinen AGB vereinbart ist, oder wenn du einen konkreten Schaden nachweist, der dir durch den Verzug entstanden ist.
In der Praxis werden 20 bis 50 Franken ab der zweiten Mahnung verlangt, und die meisten Kunden zahlen sie anstandslos. Durchsetzen — also im Streitfall einklagen — lässt sie sich ohne Grundlage aber nicht. Wenn du mit Mahngebühren arbeiten willst, gehört ein Satz dazu in deine AGB oder auf die Offerte. Das ist eine Minute Arbeit und macht aus einer Gefälligkeit einen Anspruch.
Erste Mahnung ohne Gebühr, ab der zweiten mit. Das entspricht der Erwartung der meisten Kunden und wirkt nicht wie eine Bestrafung fürs Vergessen. Vorgeschrieben ist es nicht: Hast du die Mahnkosten vereinbart, darfst du sie auch schon auf der ersten Mahnung verlangen. Der Verzugszins dagegen läuft ohnehin ab dem ersten Verzugstag.
Formulierung: drei Textbausteine
Du darfst diese Texte übernehmen und anpassen. Die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt du durch deine Angaben.
1. Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Damen und Herren
Zu unserer Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Vermutlich ist die Rechnung untergegangen — bitte betrachten Sie dieses Schreiben als freundliche Erinnerung.
Wir bitten Sie um Begleichung bis zum [neues Datum]. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, ist es gegenstandslos.
2. Zweite Mahnung
Sehr geehrte Damen und Herren
Trotz unserer Erinnerung vom [Datum] ist die Rechnung [Nummer] über [Betrag] weiterhin offen. Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis zum [neues Datum].
Gemäss unseren Zahlungsbedingungen stellen wir Ihnen eine Mahngebühr von [Betrag] sowie den gesetzlichen Verzugszins von 5 % pro Jahr in Rechnung. Der aktuell geschuldete Betrag beläuft sich damit auf [Gesamtbetrag].
3. Letzte Mahnung
Sehr geehrte Damen und Herren
Die Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist seit dem [Datum] fällig und trotz zweimaliger Mahnung unbezahlt geblieben. Der offene Betrag beträgt einschliesslich Gebühren und Verzugszins [Gesamtbetrag].
Wir setzen Ihnen eine abschliessende Frist bis zum [neues Datum]. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, werden wir die Forderung ohne weitere Ankündigung auf dem Betreibungsweg geltend machen. Die dabei anfallenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.
So sieht eine fertige Mahnung mit Zahlteil aus — das Muster stammt direkt aus Quovaro:
Wenn nichts kommt: die Betreibung
Bleibt auch die letzte Frist ungenutzt, führt der Weg über das Betreibungsamt. Der Ablauf ist erstaunlich einfach — und du brauchst dafür weder einen Anwalt noch ein Urteil.
- Betreibungsbegehren stellen beim Betreibungsamt am Wohn- oder Sitzort des Schuldners. Das Formular gibt es online; du brauchst nur Angaben zur Person und zur Forderung. Einen Beweis musst du an dieser Stelle noch nicht liefern.
- Kosten vorschiessen. Die Gebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung und liegt bei den üblichen KMU-Beträgen im Bereich von einigen Dutzend Franken. Sie wird dir zurückerstattet, wenn die Betreibung Erfolg hat.
- Der Zahlungsbefehl wird zugestellt. Für viele säumige Zahler ist genau das der Moment, in dem plötzlich gezahlt wird.
- Rechtsvorschlag. Der Schuldner kann innert zehn Tagen ohne Begründung Rechtsvorschlag erheben — dann steht das Verfahren still. Um es fortzusetzen, brauchst du die sogenannte Rechtsöffnung beim Gericht. Hier hilft dir jedes Dokument, das die Forderung belegt: unterschriebene Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein.
Ob du eine Betreibung durchbringst, entscheidet sich nicht bei der Mahnung, sondern Monate früher: bei der angenommenen Offerte und der nachvollziehbaren Rechnung. Wer beides lückenlos ablegt, hat im Ernstfall alles beisammen — und im Normalfall schlicht weniger Rückfragen.
Häufige Fehler
Wer erst nach drei Monaten mahnt, signalisiert, dass es nicht eilt. Ausserdem sinkt mit der Zeit die Chance, dass überhaupt noch etwas zu holen ist.
→ Zehn Tage nach Fristablauf erinnern, danach im Zehn-Tage-Takt.Steht nichts in Vertrag oder AGB, ist die Gebühr eine Bitte, kein Anspruch. Im Streitfall fällt sie weg — und schwächt deine Position.
→ Einen Satz zu Mahnkosten in die Zahlungsbedingungen aufnehmen.Wenn Gebühr und Zins im Text stehen, der QR-Code aber noch den Rechnungsbetrag trägt, zahlt der Kunde zu wenig — und du mahnst wegen 27 Franken erneut.
→ Zahlteil immer auf den aktuellen Gesamtbetrag ausstellen.Eine unbestimmte Frist ist keine Frist. Sie lässt sich nicht überwachen und im Streitfall nicht belegen.
→ Immer ein konkretes Kalenderdatum nennen.Du musst beweisen können, dass und wann du gemahnt hast. Ein Anruf zählt zwar rechtlich, lässt sich aber nicht nachweisen.
→ Jede Mahnung als Dokument ablegen, die letzte per Einschreiben.Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Keine bestimmte Anzahl. Rechtlich genügt eine einzige Mahnung, um den Kunden in Verzug zu setzen — die üblichen drei Stufen sind kaufmännische Gewohnheit, keine Vorschrift. Du darfst nach der ersten Mahnung betreiben, auch wenn das in einer laufenden Kundenbeziehung selten klug ist.
Darf ich eine Mahngebühr verlangen?
Nur, wenn sie im Vertrag oder in deinen AGB vereinbart ist oder du einen konkreten Schaden nachweist. Üblich sind 20 bis 50 Franken ab der zweiten Mahnung, und die meisten Kunden zahlen sie ohne Diskussion — durchsetzbar ist sie ohne Grundlage jedoch nicht.
Wie hoch ist der Verzugszins in der Schweiz?
Fünf Prozent pro Jahr, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde. Er läuft ab Eintritt des Verzugs, nicht ab Rechnungsdatum, und wird tagesgenau gerechnet: Betrag mal fünf Prozent mal Verzugstage geteilt durch 365.
Ab wann ist mein Kunde in Verzug?
Sobald die Forderung fällig ist und du gemahnt hast. Ist ein bestimmter Verfalltag vereinbart, tritt der Verzug ohne Mahnung ein, sobald dieser Tag vorbei ist. Ein Datum, das du einseitig auf die Rechnung schreibst, genügt dafür in der Regel nicht.
Muss ich die Mahnung per Einschreiben schicken?
Nein, die Mahnung ist formfrei — eine E-Mail reicht. Beweisen musst allerdings du, dass und wann gemahnt wurde. Deshalb lohnt sich für die letzte Mahnung vor der Betreibung ein Einschreiben, für die früheren Stufen genügt eine abgelegte Kopie.
Was kostet eine Betreibung?
Du schiesst eine Gebühr vor, die sich nach der Höhe der Forderung richtet und bei üblichen KMU-Beträgen einige Dutzend Franken beträgt. Zahlt der Schuldner, trägt er die Kosten. Erhebt er Rechtsvorschlag, bleibst du vorerst darauf sitzen und brauchst für die Fortsetzung die Rechtsöffnung beim Gericht.
Offerte, Rechnung und Mahnung an einem Ort
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Dieser Text erklärt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind das Obligationenrecht und das Schuldbetreibungs- und Konkursrecht in ihrer jeweils gültigen Fassung; bei grösseren oder strittigen Forderungen lohnt sich eine anwaltliche Einschätzung.