Was eine QR-Rechnung ist
Die QR-Rechnung hat die orangen und roten Einzahlungsscheine abgelöst. Statt eines separaten Belegs trägt die Rechnung selbst unten einen Zahlteil mit einem quadratischen Code. Der Kunde öffnet sein E-Banking, scannt den Code, und sämtliche Angaben — Empfänger, IBAN, Betrag, Referenz — stehen bereits im Formular. Er muss nichts abtippen.
Genau darum geht es: Tippfehler kosten dich Zeit. Eine falsch erfasste Referenz landet als unklarer Zahlungseingang bei deiner Bank, und du suchst hinterher, zu welcher Rechnung sie gehört. Der Code verhindert das.
Der Zahlteil besteht immer aus zwei Hälften, die durch eine senkrechte Perforation getrennt sind: links der Empfangsschein (62 mm breit), den der Kunde behält oder am Schalter abgibt, rechts der Zahlteil mit dem QR-Code. Der Code misst 46 × 46 mm und trägt in der Mitte immer das Schweizerkreuz — daran erkennt eine Bank-App, dass es ein Swiss QR Code ist und kein beliebiger Link.
Ohne Zahlteil ist deine Rechnung nicht ungültig — der Kunde kann trotzdem überweisen. Aber er muss IBAN und Betrag von Hand eintippen, und du verlierst die automatische Zuordnung.
QR-Rechnung schreiben, ohne an Millimeter zu denken
Quovaro erzeugt den Zahlteil normgerecht aus deinen Angaben — Empfangsschein, Perforation und Schweizerkreuz inklusive. Offerte, Rechnung und Mahnung in einem Werkzeug.
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QR-IBAN oder normale IBAN?
Das ist die Frage, an der die meisten hängen bleiben. Es gibt drei Kombinationen, und du musst dich für eine entscheiden — mischen geht nicht.
| Variante | Was du brauchst | Für wen |
|---|---|---|
| Ohne Referenz | Deine normale IBAN. Kein Referenzfeld. | Der Normalfall für kleine Betriebe. Zuordnung erfolgt über den Namen des Zahlenden. |
| Mit QR-Referenz | Eine QR-IBAN von deiner Bank plus eine 27-stellige Referenz. | Wer viele Rechnungen hat und den Zahlungseingang automatisch abgleichen will. |
| Mit Creditor Reference | Normale IBAN plus eine Referenz nach ISO 11649 (beginnt mit RF). |
Wer international fakturiert und trotzdem eine Referenz führen möchte. |
Die QR-IBAN sieht aus wie eine normale IBAN, hat aber an Stelle 5 bis 9 eine spezielle Kennung (30000 bis 31999). Du bekommst sie kostenlos bei deiner Bank — sie ersetzt dein Konto nicht, sondern zeigt nur auf dasselbe Konto. Wichtig: Eine QR-IBAN verlangt zwingend eine QR-Referenz. Und umgekehrt darfst du eine QR-Referenz nie mit einer normalen IBAN kombinieren. Genau diese Verwechslung ist der häufigste Grund, warum eine Bank-App den Code abweist.
Wenn du unter etwa 50 Rechnungen im Monat schreibst: normale IBAN, keine Referenz. Das ist schlanker, du brauchst nichts bei der Bank zu bestellen, und die Zuordnung über den Namen funktioniert bei dieser Menge problemlos.
Diese Angaben gehören hinein
Der Zahlteil ist bis auf den Millimeter genormt. Welche Felder Pflicht sind, ist damit ebenfalls festgelegt:
| Feld | Pflicht | Worauf du achten musst |
|---|---|---|
| Konto | ja | IBAN oder QR-IBAN, immer ein Schweizer oder Liechtensteiner Konto. |
| Zahlbar an | ja | Dein Name oder Firmenname plus vollständige Adresse mit Land. |
| Währung | ja | Nur CHF oder EUR. Andere Währungen sind im Zahlteil nicht zulässig. |
| Betrag | nein | Darf leer bleiben — dann trägt der Kunde ihn selbst ein (z. B. bei Spenden). |
| Zahlbar durch | nein | Wenn du ihn angibst, dann vollständig mit Adresse. Halbe Angaben sind unzulässig. |
| Referenz | bedingt | Pflicht bei QR-IBAN, sonst leer lassen. |
| Zusätzliche Informationen | nein | Für Rechnungsnummer oder Verwendungszweck, maximal 140 Zeichen. |
Die Adressfelder sind die häufigste Stolperfalle. Es reicht nicht, „Musterstrasse 1, Musterort" irgendwo hinzuschreiben — Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land müssen als getrennte Angaben vorliegen. Fehlt das Land, gilt der Datensatz als unvollständig, und manche Bank-Apps verweigern den Scan.
In fünf Schritten zur fertigen Rechnung
Stammdaten einmal sauber erfassen
Firmenname, Strasse mit Hausnummer, PLZ, Ort, Land und IBAN. Diese Angaben ändern sich nie und wandern in jede Rechnung — es lohnt sich, sie einmal genau zu prüfen.
Kunde mit vollständiger Adresse anlegen
Wenn „Zahlbar durch" im Zahlteil erscheinen soll, braucht der Kunde eine komplette Adresse. Ein blosser Name genügt nicht.
Positionen erfassen und Betrag prüfen
Der Betrag im Zahlteil muss auf den Rappen genau dem Rechnungstotal entsprechen. Weicht er ab, zahlt der Kunde die falsche Summe — und du merkst es erst beim Abgleich.
Zahlungsfrist und Verzugsfolgen festhalten
In der Schweiz sind 30 Tage üblich. Ohne vereinbarte Frist gerät der Kunde erst mit einer Mahnung in Verzug — halte die Frist also schriftlich auf der Rechnung fest.
Als PDF erzeugen und versenden
Ein PDF per E-Mail ist zulässig und heute der Normalfall. Der Kunde scannt den Code direkt vom Bildschirm — Papier ist nur nötig, wenn er am Schalter einzahlt.
Papier, Druck und Trennlinie
Wenn du auf Papier druckst, gelten ein paar handfeste Regeln:
- Weisses Papier, mindestens 80 g/m². Kein farbiger Hintergrund hinter dem Code, keine Wasserzeichen, kein Briefpapier mit Muster an dieser Stelle.
- Der Zahlteil sitzt unten auf dem Blatt und ist genau 105 mm hoch — also das untere Drittel einer A4-Seite. Er darf auch auf einem eigenen letzten Blatt stehen, wenn die Rechnung länger ist.
- Die Trennlinie muss sichtbar sein. Entweder perforiert oder als gestrichelte Linie gedruckt, mit dem Hinweis „Vor der Einzahlung abzutrennen".
- Nicht skalieren. Im Druckdialog „Tatsächliche Grösse" wählen, nicht „An Seite anpassen" — sonst schrumpft der Code unter die zulässigen 46 mm und wird unlesbar.
Drucke eine Proberechnung und scanne sie mit deiner eigenen Banking-App. Wenn dein E-Banking alle Felder korrekt übernimmt, funktioniert es auch beim Kunden. Diesen Test solltest du einmal machen, bevor du die erste echte Rechnung verschickst.
So sieht das fertig aus — die Muster stammen direkt aus Quovaro, mit vollständigem Zahlteil auf der letzten Seite:
Die fünf häufigsten Fehler
Die beiden gehören zusammen: QR-IBAN und QR-Referenz, oder normale IBAN ohne Referenz. Jede Mischung wird von der Bank-App abgewiesen.
→ Entscheide dich für eine Variante und halte sie in allen Rechnungen durch.Nur der Name ohne Strasse, PLZ und Ort macht den Datensatz ungültig. Entweder vollständig oder das Feld ganz weglassen.
→ Im Zweifel weglassen — es ist kein Pflichtfeld.„An Seitengrösse anpassen" schrumpft den Code unter 46 mm. Er sieht noch gut aus, lässt sich aber nicht mehr zuverlässig scannen.
→ Im Druckdialog auf „Tatsächliche Grösse" bzw. 100 % stellen.Passiert, wenn die Rechnung nach dem Erzeugen des Codes nochmals geändert wird. Der Kunde zahlt dann den Betrag aus dem Code.
→ Rechnung erst abschliessen, dann Zahlteil erzeugen.Briefpapier mit Verlauf, ein Wasserzeichen oder ein Logo im Zahlteil stören den Scanner. Der Bereich muss weiss bleiben.
→ Briefpapier nur im oberen Teil des Blattes verwenden.Häufige Fragen
Brauche ich zwingend eine QR-IBAN?
Nein. Mit deiner normalen IBAN kannst du QR-Rechnungen ohne Referenz erstellen — für die meisten kleinen Betriebe ist das der einfachere Weg. Eine QR-IBAN brauchst du nur, wenn du mit strukturierten Referenznummern arbeiten und Zahlungseingänge automatisch zuordnen willst.
Darf ich die Rechnung einfach als PDF per E-Mail schicken?
Ja. Das ist ausdrücklich vorgesehen und heute der Normalfall. Der Kunde scannt den Code direkt vom Bildschirm. Auf Papier drucken musst du nur, wenn jemand am Postschalter einzahlt.
Was mache ich bei Beträgen in Euro?
EUR ist neben CHF zulässig, sofern das Empfängerkonto ein Schweizer oder Liechtensteiner Konto ist. Andere Währungen sind im Zahlteil nicht erlaubt — dafür brauchst du eine normale Auslandsüberweisung ohne QR-Code.
Muss der Zahlteil auf derselben Seite stehen wie die Rechnung?
Nein. Er darf auf einem eigenen letzten Blatt stehen. Bei mehrseitigen Rechnungen ist das sogar der sauberere Weg, weil der Zahlteil dann nie durch einen Seitenumbruch zerschnitten wird.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre — das gilt in der Schweiz für Geschäftsbücher und Belege. Elektronisch aufbewahren ist zulässig, solange die Dokumente unverändert lesbar bleiben.
Was kostet mich eine QR-Rechnung?
Die QR-IBAN ist bei den meisten Banken kostenlos. Kosten entstehen nur durch die Software, mit der du die Rechnungen schreibst — und mit dem Gratis-Plan von Quovaro auch dort nicht.
Bereit für die erste QR-Rechnung?
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Dieser Text erklärt die Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben von SIX zur Swiss QR-Rechnung in ihrer jeweils gültigen Fassung.